Diferencias entre nómina, timbrado e IMSS: detéctalas antes de una revisión
Tu nómina existe por triplicado: la que calculas, la que timbras y la que declaras. Esta guía explica cómo cruzarlas para que ninguna diferencia te sorprenda.
- Tu nómina vive en tres fuentes: el sistema que calcula, los CFDI timbrados y lo declarado al IMSS. Casi nunca cuentan la misma historia.
- Conciliar un solo periodo reciente te da la línea base real de diferencias.
- Las causas típicas: avisos tardíos, SBC desactualizado, incidencias capturadas tarde y maquiladores con su propia copia de la verdad.
- El objetivo no es cero diferencias: es detectarlas tú, antes que una revisión.
Las tres fuentes que deben cuadrar (y rara vez cuadran)
Toda nómina mexicana existe por triplicado: lo que calcula tu sistema o maquilador, lo que se timbra como CFDI de nómina ante el SAT, y lo que se declara y paga al IMSS (cuotas, avisos, SBC). Cada fuente tiene su propio calendario, su propio responsable y sus propios errores. Mientras nadie las cruce, las tres pueden estar "bien" individualmente y mal en conjunto.
Dónde nacen las diferencias típicas
- Altas y bajas a destiempo: el trabajador entró el 1 pero el aviso al IMSS salió el 5; o salió de la empresa y siguió asegurado semanas.
- SBC desactualizado: percepciones fijas que cambiaron sin recalcular el salario base de cotización.
- Timbrado que difiere del cálculo: recibos timbrados con montos distintos a los calculados, o periodos sin timbrar completos.
- Incidencias tardías: faltas, incapacidades y horas extra capturadas después del corte, ajustadas "en el siguiente periodo"… a veces.
- Maquilador como caja negra: si un tercero procesa tu nómina, su base de datos y la tuya divergen en silencio.
Cómo conciliar un periodo, paso a paso
- Elige un periodo cerrado reciente y exporta las tres fuentes con el mismo corte: nómina calculada, CFDIs timbrados y emisión del IMSS (EMA) o SUA.
- Cruza por trabajador usando RFC y NSS como llaves. Los que sólo aparecen en una fuente ya son hallazgo.
- Compara tres pares: neto calculado vs. neto timbrado; SBC declarado vs. percepciones fijas reales; plantilla activa vs. asegurados vigentes.
- Documenta cada diferencia con causa, monto y responsable de corregirla. Sin dueño, la diferencia regresa el próximo mes.
- Repite mensualmente. La primera conciliación duele; las siguientes son mantenimiento.
Qué vigilar cada mes
- La tasa de diferencias por periodo: debería bajar; si sube, algo cambió en el proceso.
- Faltantes de timbrado: periodos o trabajadores sin CFDI de nómina.
- Variaciones de SBC sin movimiento que las explique.
- Cruce EMA vs. nómina: la emisión del IMSS es la foto que la autoridad ya tiene de ti.
Regla práctica: el objetivo no es presumir cero diferencias — es que ninguna diferencia te la cuente primero el IMSS o el SAT.
Payroll hace esta conciliación en automático, cada periodo.
Cruza nómina, timbrado e IMSS por trabajador, levanta las diferencias con responsable asignado y deja el expediente de cada cierre listo para cualquier revisión.
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